Entre los materiales más habituales en las instituciones de gestión de conocimiento y memoria (bibliotecas, archivos y museos) se encuentran las fichas.

Se trata de fichas rectangulares, de cartulina blanca, generalmente de dimensiones casi estandarizadas. Tales elementos fueron utilizados, hasta la aparición de las bases de datos electrónicas / digitales, para el inventariado, la catalogación y la clasificación de todos los bienes gestionados como patrimonio cultural.

En general, tal gestión incluía (y, de hecho, sigue incluyendo) el uso de una serie de protocolos, estándares y normas documentales que permitieran describir el elemento de forma unívoca, para que fuera posible su identificación y recuperación.

Sin embargo, no todas las fichas cumplieron tal cometido. En las instituciones científicas sirvieron para organizar otro tipo de información.

En algunos casos, los ficheros permitieron la recolección y clasificación (por lo general, por orden alfabético) de bibliografía relativa a un determinado asunto. En otros, facilitaron la sistematización de resultados u observaciones. Y, en ocasiones, existieron catálogos cruzados, que permitían acceder a la misma información a partir de dos, tres o más puntos de partida (p.ej. nombre de autor, ubicación geográfica, nombre de especie en latín, fecha, etc.).

La colección de fichas mantenida en el Archivo de la FCD incluye tanto viejas cartulinas catalográficas de biblioteca como fichas "biológicas".

Entre estas últimas se encuentran los registros de avistamientos de distintas especies endémicas de las islas Galápagos, tanto en forma de citas tomadas de la bibliografía especializada, como en forma de referencias directas al trabajo de los científicos de la Estación Científica Charles Darwin. Las referencias directas pueden estar apoyadas por citas bibliográficas posteriores, o no: en tal caso, las menciones en las fichas de cartulina son, en muchos casos, el único testimonio escrito existente que da cuenta de un avistamiento, por una persona determinada, en una ubicación y una fecha concretas, de una especie galapagueña.

Debe notarse, entonces, la importancia de los datos conservados en tales fichas. Los ficheros biológicos están organizados por especie y sub-organizados por lugar y por fecha, de manera que, para un animal o una planta determinados, hay dos series de fichas: una organizada geográficamente (lugares de avistamiento) y otra cronológicamente (fecha de avistamiento). Cada evento lleva consigo el nombre de la persona que registró la especie.

Un ejemplo de estas fichas corresponde a la larga serie dedicada a los flamencos isleños, en las cuales se reflejan un buen número de datos únicos.

Las fichas de cartulina han dejado de utilizarse hace al menos dos décadas. Sin embargo, continúan manteniendo su información, y sobreviviendo al paso del tiempo. Algo que no siempre puede decirse de los soportes electrónicos y digitales.